4 erros frequentes ao enviar um e-mail

Um estudo de Agosto de 2015 publicado no pela Adobe nos Estados Unidos informou que 9 entre 10 pessoas, com 18 anos ou mais, checam seus e-mails pessoais no trabalho e as mensagens do trabalho em casa. Mais de 1/3 das pessoas que responderam a pesquisa confessaram possuir múltiplos endereços de e-mail. A Adobe divulgou ainda que em média as pessoas passam 6 horas por dia lendo ou respondendo e-mails, chegando a mais de 30 horas semanais dedicadas as essas mensagens eletrônicas.

Com tanto e-mail sendo enviado é comum os erros acontecerem — que podem ser resolvidos com um bem-humorado pedido de desculpas, mas que também podem levar a demissões, dependendo do caso.

Para te ajudar a evitar esses constrangimentos listamos os 4 erros de e-mails corporativos mais frequentes cometidos pelas empresas. Veja a seguir:

1 – Começar a mensagem com “bom dia/tarde/noite”

sad and ashamed businessman with bag over head

“Bom dia”, “boa tarde” ou “boa noite” no cabeçalho de um e-mail: esse é um erro que traz poucos constrangimentos. Mas a mensagem fica mais adequada quando ele é evitado. Por quê? A explicação é simples: a saudação esta diretamente ligada a um momento do dia e é quase impossível você saber quando esse e-mail será aberto. Por isso sugiro que você comece com cumprimentos simples. Escreva “olá!”, “prezado/prezada…” ou qualquer outro vocativo simpático que não traga estranhamento. Abrir um e-mail as 20h que começa com “Bom dia” fica um pouco fora de propósito, não acha?

2 – Esquecer anexos e errar o destinatário

Esquecer anexos e errar o destinatário

Alguns provedores de caixas de E-mail, como o Gmail, quando utilizados diretamente pela Web, te informam antes de você concluir o envio de uma mensagem que faltou o anexo. Mas como eles sabem disso? O sistema identifica palavras como documento, anexo, entre outras, e a partir delas te pergunta: você não se esqueceu de anexar algo?

Mas pior do que você se esquecer de enviar o que prometeu é fazer isso pra pessoa errada.

O mesmo servidor da Google (Gmail) também permite que você habilite um prazo para desistir de enviar a mensagem. Eu mesmo configurei o tempo de 30 segundos de espera para a mensagem sair. Pode parecer pouco, mas foram muitas às vezes em que fui salvo por esse recurso “amigo”.

Mas nem todos os provedores são assim então fique ligado! Confira sempre o destinatário e habilite, caso haja a opção, um verificador de anexo.

3 – Não assinar com suas informações de contato

Não assinar com suas informações de contato

Deixar o rodapé em branco pode parecer um detalhe bobo, mas pense bem: quando se trata da comunicação entre duas empresas, empresa-cliente ou de setores distintos de um mesmo negócio, as informações de contato na assinatura podem ser cruciais na hora de uma urgência. É frequente as pessoas voltarem a uma conversa de e-mail para buscar um número de contato então deixe sempre esse tipo de informação disponível no fim das suas mensagens.

4 – Responder a todos quando se quer só falar com um

Responder a todos quando se quer só falar com um

Enviar uma resposta para várias pessoas quando, na verdade, você gostaria de falar com apenas uma. Esse é um dos erros mais antigos desde a própria popularização do e-mail — e que até hoje não foi solucionado. Em conversas que envolvem diversos endereços, muitas vezes, nós queremos trocar informações com poucos. Mas basta um minuto de desatenção e acabamos respondendo todo mundo. Por isso, sempre que houver necessidade, crie um novo e-mail em vez de responder a mensagem que já existe com diversos endereços vinculados. É mais seguro para você e para a sua empresa.

Conte para a gente: você já cometeu algum desses erros de e-mails corporativos? Qual deles? Compartilhe sua experiência! Deixe um comentário!

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